はじめに
運用業務で「作業が多すぎる」「効率化したい」と感じていませんか？
CHAT-GPTは単なるAIチャットボットではなく、さまざまな運用業務で使える強力なパートナーです。
この記事では、今日から使えるCHAT-GPTの運用業務活用術を、10のカテゴリ・全50項目にわけて紹介します。
小さな工夫を積み重ねて、業務効率化やミス減少に繋げましょう！
- はじめに
- 1. 基本的な活用法
- └1. 業務マニュアルの要約
- └2. 作業手順のチェックリスト化
- └3. 定型文・メール文の作成支援
- └4. 会議議事録の自動要約
- └5. FAQ作成の自動化
- 2. ドキュメント作成支援
- └6. データ入力ミスのチェック支援
- └7. 日報・週報の自動作成
- └8. プロジェクト計画書のドラフト作成
- └9. 顧客対応シナリオ作成
- └10. 社内研修資料の作成支援
- 3. タスク・進捗管理
- └11. タスク管理リストの自動生成
- └12. 報告書のチェックとブラッシュアップ
- └13. 翻訳文の校正・修正支援
- └14. 社内連絡文のテンプレート作成
- └15. 問い合わせ内容の自動分類
- 4. 顧客対応の効率化
- └16. チャットボット用応答文の作成
- └17. クレーム対応メールの文案作成
- └18. 顧客アンケート結果の要約分析
- └19. 定期フォローアップメールの自動作成
- └20. 顧客データの整理・更新支援
- 5. データ分析・報告
- └21. データ集計の自動化支援
- └22. グラフ作成用の説明文生成
- └23. 分析レポートのドラフト作成
- └24. KPIレポートの自動生成
- └25. トレンド分析の要点抽出
- 6. スケジュール管理
- └26. 会議スケジュールの最適化提案
- └27. イベント準備チェックリスト作成
- └28. リマインダー文の自動生成
- └29. 出張スケジュールの調整支援
- └30. 定期ミーティングの議題作成
- 7. 業務改善・提案
- └31. 業務フローの問題点抽出
- └32. 改善提案の文章作成
- └33. 新しいツール導入案の説明文作成
- └34. 効率化アイデアのリストアップ
- └35. 業務マニュアルの更新案作成
- 8. コミュニケーション支援
- └36. 社内メールの文章作成
- └37. チームメンバーへのフィードバック文作成
- └38. プレゼン資料の原稿作成
- └39. 複雑な内容の平易化文章作成
- └40. 会議での発言案作成
- 9. 教育・研修
- └41. 新人教育のFAQ作成
- └42. 自習用問題集の作成
- └43. 教材の要約・ポイント抽出
- └44. フィードバック用コメント作成
- └45. 教育プランの提案書作成
- 10. その他便利活用
- └46. アイデアブレインストーミング支援
- └47. 書類チェックリスト作成
- └48. リスク分析のポイント整理
- └49. 社内報告用資料の要約作成
- └50. トラブルシューティングガイド作成
- まとめ
1. 基本的な活用法
まずはCHAT-GPTの基本的な使い方から。知っておくと運用がぐっと楽になります。
└1. 業務マニュアルの要約
内容：長いマニュアルや説明書から重要ポイントだけを簡潔にまとめる。
命令例：「以下の業務マニュアルを読みやすく要約してください。重要な手順や注意点のみを抜き出してください。」
└2. 作業手順のチェックリスト化
内容：文章化された作業手順を、抜け漏れがないチェックリストに変換する。
命令例：「以下の作業手順を箇条書きのチェックリスト形式にしてください。」
└3. 定型文・メール文の作成支援
内容：問い合わせ対応や社内連絡などの定型文の文案を作成。
命令例：「顧客へのお礼メールの定型文をビジネスメールとして作成してください。」
└4. 会議議事録の自動要約
内容：長文の議事録から重要な決定事項や課題を抽出して要約する。
命令例：「以下の議事録を読み、決定事項と今後の課題を短くまとめてください。」
└5. FAQ作成の自動化
内容：よくある質問とその回答を自動で作成。
命令例：「以下の業務内容を基に、想定されるFAQを10件作成してください。」
2. ドキュメント作成支援
└6. データ入力ミスのチェック支援
内容：入力されたデータのフォーマットや整合性をチェックし、ミスを指摘。
命令例：「次のデータリストを確認して、フォーマット違反やおかしな部分があれば指摘してください。」
└7. 日報・週報の自動作成
内容：箇条書きの報告内容から、読みやすい日報・週報の文章を作成。
命令例：「以下の箇条書きの内容をもとに、ビジネス向けの日報文章を作成してください。」
└8. プロジェクト計画書のドラフト作成
内容：プロジェクト概要や目的、スケジュール案をもとに計画書の草案を作成。
命令例：「このプロジェクトの概要とスケジュール情報から、計画書のドラフトを作成してください。」
└9. 顧客対応シナリオ作成
内容：問い合わせパターンに応じた対応例や返答文を作成。
命令例：「顧客からの〇〇という問い合わせに対する対応シナリオを3パターン作成してください。」
└10. 社内研修資料の作成支援
内容：研修テーマに沿った解説文や問題例を生成。
命令例：「新入社員向けの〇〇研修資料の概要と例題を作成してください。」
3. タスク・進捗管理
└11. タスク管理リストの自動生成
内容：プロジェクト内容から必要なタスクを洗い出してリスト化。
命令例：「このプロジェクト計画を元に、実施すべきタスク一覧を箇条書きで作成してください。」
└12. 報告書のチェックとブラッシュアップ
内容：報告書の誤字脱字やわかりにくい表現を修正し、読みやすく改善。
命令例：「以下の報告書文を校正し、よりわかりやすい文章に書き換えてください。」
└13. 翻訳文の校正・修正支援
内容：翻訳済みの文章の自然さや専門用語の統一をチェックし修正。
命令例：「この翻訳文の表現を自然で正確な日本語に修正してください。」
└14. 社内連絡文のテンプレート作成
内容：連絡事項に応じた使いやすい文面テンプレートを作成。
命令例：「〇〇についての社内連絡メールのテンプレート文を作成してください。」
└15. 問い合わせ内容の自動分類
内容：複数の問い合わせ文を内容別に分類し、担当部署を振り分け。
命令例：「以下の問い合わせ内容を分類し、適切な担当部署を提案してください。」
4. 顧客対応の効率化
└16. チャットボット用応答文の作成
内容：チャットボットで使う自然な応答文を作成。
命令例：「顧客からの〇〇に対するチャットボットの応答例を3種類作成してください。」
└17. クレーム対応メールの文案作成
内容：丁寧な謝罪や対応案内のメール文を作成。
命令例：「クレームを受けた際の謝罪メール文を作成してください。」
└18. 顧客アンケート結果の要約分析
内容：大量のアンケート回答を集計・要約し傾向を分析。
命令例：「以下の顧客アンケート結果を要約し、主な傾向を3点挙げてください。」
└19. 定期フォローアップメールの自動作成
内容：定期的に送るフォローアップメール文を作成。
命令例：「〇〇商品の購入者向けのフォローアップメール文を作成してください。」
└20. 顧客データの整理・更新支援
内容：顧客情報の重複や古い情報を洗い出し、更新案を提案。
命令例：「この顧客データリストを分析し、更新や削除すべき情報を教えてください。」
5. データ分析・報告
└21. データ集計の自動化支援
内容：ExcelやCSVのデータを集計し、重要な数値を抽出する。
命令例：「このデータの売上合計、平均、最大値、最小値を計算してください。」
└22. グラフ作成用の説明文生成
内容：作成したグラフやチャートの説明文をわかりやすく作成する。
命令例：「この売上グラフの特徴と傾向を説明する文章を作成してください。」
└23. 分析レポートのドラフト作成
内容：データ分析結果をもとにレポートのドラフトを作成する。
命令例：「以下の分析結果を元に、簡潔なレポート文を作成してください。」
└24. KPIレポートの自動生成
内容：設定されたKPIに基づき、月次や週次の報告書を自動生成する。
命令例：「この月次KPIデータからレポートを作成してください。」
└25. トレンド分析の要点抽出
内容：市場や業界のデータからトレンドや課題を抽出してまとめる。
命令例：「以下の業界データを分析し、主要なトレンドと課題を3点挙げてください。」
6. スケジュール管理
└26. 会議スケジュールの最適化提案
内容：複数の予定候補から最適な会議日時を提案。
命令例：「次のメンバーの空き時間をもとに、会議日程の候補を3つ挙げてください。」
└27. イベント準備チェックリスト作成
内容：イベント開催に必要な準備項目を漏れなくリスト化。
命令例：「〇〇イベントの準備チェックリストを作成してください。」
└28. リマインダー文の自動生成
内容：会議や提出期限のリマインダー用メッセージを作成する。
命令例：「〇〇の締切リマインダー用のメール文を作成してください。」
└29. 出張スケジュールの調整支援
内容：出張予定の調整案を作成し、効率的な日程を提案。
命令例：「次の条件を踏まえて、出張日程の調整案を3つ提案してください。」
└30. 定期ミーティングの議題作成
内容：定期ミーティングで話すべき議題案をまとめる。
命令例：「次回の週次ミーティングの議題案を作成してください。」
7. 業務改善・提案
└31. 業務フローの問題点抽出
内容：現行業務フローの問題点やボトルネックを指摘する。
命令例：「この業務フローの課題や改善点を3つ挙げてください。」
└32. 改善提案の文章作成
内容：改善案をわかりやすく説得力のある文章にまとめる。
命令例：「〇〇の改善提案書の文章を作成してください。」
└33. 新しいツール導入案の説明文作成
内容：導入予定のツールのメリットや使い方を説明する文書を作成。
命令例：「新しく導入する〇〇ツールの説明文を作成してください。」
└34. 効率化アイデアのリストアップ
内容：業務効率化のための具体的なアイデアを複数提案する。
命令例：「この業務で使える効率化アイデアを5つ提案してください。」
└35. 業務マニュアルの更新案作成
内容：古くなったマニュアルの更新ポイントと新たな内容案をまとめる。
命令例：「この業務マニュアルの更新案を作成してください。」
8. コミュニケーション支援
└36. 社内メールの文章作成
内容：依頼や報告、謝罪などの社内メール文を作成。
命令例：「社内向けの会議延期連絡メール文を作成してください。」
└37. チームメンバーへのフィードバック文作成
内容：適切なトーンでフィードバック文を作成する。
命令例：「チームメンバーに対する改善点のフィードバック文を作成してください。」
└38. プレゼン資料の原稿作成
内容：プレゼンのスライドに合わせた説明原稿を作成。
命令例：「このプレゼン資料に合う説明原稿を作成してください。」
└39. 複雑な内容の平易化文章作成
内容：専門的な内容をわかりやすく説明する文章に書き換える。
命令例：「以下の技術説明を初心者向けにわかりやすく書き換えてください。」
└40. 会議での発言案作成
内容：会議での自分の発言内容や質問案を作成する。
命令例：「次の会議で使う発言案を作成してください。」
9. 教育・研修
└41. 新人教育のFAQ作成
内容：新人がよく質問する内容と回答をリスト化。
命令例：「新人向けのよくある質問と回答を10件作成してください。」
└42. 自習用問題集の作成
内容：業務に関連した問題集や演習問題を作成。
命令例：「〇〇業務に関する自習用の問題を5問作成してください。」
└43. 教材の要約・ポイント抽出
内容：長い教材から重要ポイントを抜き出して要約する。
命令例：「この研修教材の重要ポイントを5つに絞って要約してください。」
└44. フィードバック用コメント作成
内容：研修後のフィードバックに使えるコメントを作成。
命令例：「研修参加者に対するポジティブなフィードバックコメントを作成してください。」
└45. 教育プランの提案書作成
内容：研修や教育プログラムの提案書を作成。
命令例：「新入社員向けの教育プラン提案書の文章を作成してください。」
10. その他便利活用
└46. アイデアブレインストーミング支援
内容：新企画や改善案のアイデア出しをサポート。
命令例：「〇〇に関する新しい企画アイデアを5つ提案してください。」
└47. 書類チェックリスト作成
内容：重要な書類の準備に必要なチェックリストを作成。
命令例：「〇〇手続きに必要な書類チェックリストを作成してください。」
└48. リスク分析のポイント整理
内容：業務に関わるリスクを抽出し、ポイントごとに整理。
命令例：「この業務のリスク分析ポイントを5つ挙げて整理してください。」
└49. 社内報告用資料の要約作成
内容：長い報告資料を短く要約し、社内報告に使いやすくする。
命令例：「この報告資料の要点を簡潔にまとめてください。」
└50. トラブルシューティングガイド作成
内容：よくあるトラブルの原因と対応策をまとめたガイドを作成。
命令例：「〇〇システムのトラブルシューティングガイドを作成してください。」
まとめ
Googleアナリティクスは非常に便利なツールですが、「何を見て」「なぜ見るのか」を明確にすることで、数字に振り回されることなく活用できます。今回ご紹介したポイントを実践すれば、目的に沿った正しい分析が可能になります。
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