「新しく入った社員のメールアドレス、どうやって発行するんだっけ」
「サーバーの管理画面にログインしたはいいが、どこから追加すればいいかわからない」
「頻度が少ないから、毎回やり方を忘れてしまう」
ウェブ担さんへのご相談でも、こうした「会社のメールアドレスを追加したいが、手順がわからない」というお声をいただくことがあります。
結論から言うと、メールアドレスの追加自体は難しい作業ではないのですが、「たまにしか発生しない」という頻度の低さが、かえって手間に感じさせている一番の理由です。この記事では、追加方法の基本的な流れと、地味に面倒に感じてしまう理由、外注という選択肢まで解説します。
更新日：2026年8月31日
「地味に手間なんですよね」——同業者との情報交換で気づいたこと
これは、お客様の事例ではなく、同じくホームページ運用代行・マーケティング代行を運営されている同業の会社様と情報交換をした際に伺った、興味深いお話です。
「頻繁ではないが、たまにある依頼」が地味に負担という声
その会社様は、サーバー管理業務の中で「メールアドレスを追加してほしい」という依頼を、お客様から時々受けているそうです。「頻繁じゃないんですけど、たまにあると、地味に手間を感じるんですよね」というお話でした。
「内製している会社は、どうしているんだろう」という視点
このお話を聞いて、外注している会社ですら「たまにある依頼」に手間を感じているのであれば、自社でサーバー管理を内製している会社は、もっと負担を感じているのではないか、というヒントを得ました。
頻度が低い作業ほど、手順を忘れやすい
毎日行う作業であれば手順は自然と覚えられますが、「新入社員が入る時だけ」「部署が増えた時だけ」といった低頻度の作業は、いざという時に手順を思い出せず、余計に時間がかかってしまいがちです。
会社のメールアドレスを追加する方法（一般的な流れ）
サーバーの管理画面から追加する
多くの場合、契約しているサーバー会社の管理画面（コントロールパネル）にログインし、「メールアカウント管理」のようなメニューから新規追加を行います。追加時にはアカウント名（例：yamada@自社ドメイン）とパスワードを設定します。
独自ドメインのメール設定の基本
独自ドメインを使ったメールアドレスの場合、ドメインの契約先とメールサーバーの契約先が異なるケースがあります。どちらの管理画面で設定すればいいかが分からなくなることも、手間の原因の一つです。
追加後に確認すべきこと
アカウントを追加しただけでは終わりではありません。実際にメールソフトやスマートフォンでの受信設定まで完了して、初めて利用可能な状態になります。設定情報（サーバー名・ポート番号など）を都度確認する手間も、負担に感じやすいポイントです。
なぜ「たまにある依頼」が地味に面倒なのか
メールアドレスの追加が面倒に感じられる理由を整理すると、次のようになります。
| 理由 | 内容 |
| 頻度が低く手順を忘れる | 毎回マニュアルやログイン情報を探すところから始まる |
| 管理画面へのログイン自体が手間 | サーバーのログイン情報が誰の手元にあるか分からなくなっていることがある |
| 受信設定までのフォローが発生する | 追加した後、本人のメールソフト側の設定まで対応することもある |
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自分たちで内製している場合の負担
外注しているだけでも手間に感じる作業であれば、社内の総務・情シス担当者が兼任でサーバー管理を行っている場合は、さらに負担が大きくなっていることが予想されます。
・本業の合間に、低頻度で発生する専門的な作業を差し込む必要がある
・担当者が変わると、手順やログイン情報がうまく引き継がれないことがある
・トラブルが起きた際に、自力で解決しなければならない
保守管理として外注するという選択肢
メールアドレスの追加のような「頻度は低いが専門的な作業」は、実は保守管理の外注と相性が良い業務です。都度自分たちで手順を調べる必要がなくなり、依頼するだけで対応してもらえます。
ホームページの更新・保守とあわせてサーバー管理も任せたいという場合には、「ウェブ担さんJr.」がおすすめです。ドメイン・サーバー管理が対応範囲に含まれており、メールアドレスの追加のような細かい作業もまとめて依頼できます。
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よくある質問
Q. メールアドレスの追加だけを依頼することはできますか？
A. サービスによって異なりますが、サーバー・ドメイン管理の一環として対応できることが多いです。まずはご相談ください。
Q. サーバーの管理画面へのログイン情報がわからない場合はどうすればいいですか？
A. 契約しているサーバー会社に問い合わせることで再発行できる場合があります。それでも不明な場合は、専門家に調査を依頼する方法もあります。
Q. メールアドレスの追加以外にも、サーバー関連の作業を依頼できますか？
A. はい、可能です。ドメインの更新管理や容量の確認など、サーバーまわりの細かい作業もまとめて依頼いただけます。
まとめ
最後に、この記事のポイントを整理します。
・メールアドレスの追加は、頻度が低いために手順を忘れがちで、地味に手間を感じやすい作業
・外注している会社でも手間に感じるという声があり、内製している場合はさらに負担が大きくなりやすい
・追加後の受信設定までフォローが必要になることも、負担の一因
・頻度は低いが専門的な作業は、保守管理の外注と相性が良い
・サーバー管理まで含めて任せたい場合は「ウェブ担さんJr.」のような特化型サービスも選択肢になる
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この記事の執筆者
藤田 真季｜ウェブ担さん・マーケティング担当
国立大学卒業後、某大手アパレルメーカーの総合職として店舗運営を経験後、EC業界に転身。顧客視点に立ちながらCVR改善やCRMなど幅広く経験し、実績を積む。その後株式会社アイデアランプに参画し、「定額制Web運用代行サービス｜ウェブ担さん」のディレクター兼マーケターに就任。コストを抑えながら高品質なWeb運用支援を提供し、多くの企業のマーケティング課題やWeb業務効率化に向けて支援している。
